Ansvarlig instans påser at forskriftene i forbindelse med anbud følges. Kvittering leveres anbyder etter ønske. Anbudsdokumenter skal unntas fra offentlighet. Jf Off lovens §6.
- Konkurransegrunnlaget legges inn i WebSak. Framgangsmåte finner du her i «framgangsmåte ved innkjøp».
- Innkjøp over kr 500.000,- skal utlyses på Doffin (fra 1.1.2017 er beløpsgrensen kr 1.100.000,-). Gi beskjed om anbudsutlysningen til dokumentsenter og resepsjonen. Anbydere gjøres oppmerksom på at anbudskonvolutten merkes med «Anbud», slik at den ikke åpnes ved et uhell.
- Anbud skal ikke åpnes av den som mottar, men konvolutten stemples med dagens dato og klokkeslett og leveres direkte til ansvarlig instans.
- Tilbudene åpnes i møte og noteres i anskaffelsesprotokollen.
- Tilbudene leveres dokumentsenteret for journalføring umiddelbart etter møte. Tilbudene skjermes med kode. Off.l.§ 23 Avsender skjermes.
- Tilbydere rangeres i anskaffelsesprotokoll og leverandør velges.
- Ferdig signert anskaffelsesprotokoll leveres dokumentsenteret for journalføring.
- Svarbrev sendes tilbydere via WebSak.
- Når leverandør er valgt – skal alle tilbud og protokoller avgraderes, dvs. skjermingen etter §23 skal fjernes. Forutsatt at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. Konkurransegrunnlaget skal alltid være offentlig.
- Avvent klagefrist
- Innsyn, - følger vanlige regler for innsyn her.
- Evt innkommende klager journalføres umiddelbart og behandles i WebSak.
- Kontrakt inngås og journalføres i WebSak.
