Formål

Ifølge kommunelovens § 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati.

Vi skal legge til rette for at kommunens virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Formålet er å styrke informasjons- og ytringsfriheten, demokratisk deltakelse, styrke rettssikkeheten for den enkelte, gi tillit til det offentlige og bidra til allmenn kontroll.  

”Meroffentlighetsprinsippet” skal ligge til grunn ved gradering. Det betyr at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.

Vi skal sikre at postlisten (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentlig innsyn.

Retningslinje

Hele arkivsaker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.

Når dokumentsenteret journalfører en arkivsak, skal de alltid foreslå gradering. Det er saksbehandlers ansvar at gradering av en arkivsak eller et dokument er i henhold til loven.

Ved tvil eller der hvor offentliggjøring skjer på et senere tidspunkt, for eksempel ved tilsettingssaker, anbudsrunder osv kan graderingskode XX (midlertidig sperret) benyttes. Saksbehandler er ansvarlig for at endelig gradering settes. Når en sak er journalført, vil den bli tilgjengeliggjort i den i offentlige journalen.

Ved praktisering av meroffentlighet, skal man alltid vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jf offentlighetsloven § 11 ).

Det er viktig å huske at interne dokumenter kan – ikke skal unntas fra offentlighet, jf. Offentlighetsloven § 16.

Interne dokumenter og publikum / presse

Alle interne dokumenter av mer offisiell art, interne dokumenter som er en del av et saksfremlegg i en utvalgssak og interne dokumenter som har betydning for saksbehandlerens konklusjon og som tilhører arkivsaker som ikke er unntatt fra offentlighet i utgangspunktet, skal være offentlige.

Interne dokumenter og  politikere

Politikere har adgang til å få oversikt over alle interne dokumenter som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne dokumenter unntatt fra offentligheten.

Interne dokumenter og part i saken

Alle parter i en sak har i utgangspunktet tilgang til alle interne dokumenter i saken. Det skal være svært tungtveiende grunner for at et internt dokument ikke skal kunne utgis til partene i en sak.
Innsynsrett for parter reguleres i forvaltningsloven. I lovens § 2e defineres en part som en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Forvaltningslovens §§ 18 og 19 angir regler for partens adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Forvaltningslovens § 20 tredje ledd, gir regler om hvordan deler av et dokument kan gjøres kjent for en part.

Dokument som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt

Opplysninger i arkivsaker/dokumenter som er underlagt taushetsplikt, skal unntas fra offentlighet.

Hensikten er ikke å unndra hele dokumentet fra offentlighet, men å sørge for at opplysninger som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Hvis et dokument er unntatt fra offentligheten, skal lovhjemmel for unntaket opplyses. Jf. offentlighetsloven § 13.

Unntak på grunn av dokumentets innhold

Taushetsplikt har også som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold, blir offentlige.

Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter vil gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. Jf. Offentlighetsloven § 12.

Registrering av personopplysninger

Registrering av personopplysninger skal være saklig begrunnet (personopplysningsloven§8).

Personopplysningslovens § 31 slår fast når og hvordan melding om opprettelse av personregistre og behandling av personopplysninger skal meldes til Datatilsynet.

Tilgangsbegrensning i WebSak

Avhengig av gradering og avskjerming som er satt på arkivsak og dokument vil alle som er registrert som bruker i WebSak automatisk få lov å lese all offentlig informasjon. Opplysninger som er unntatt fra det offentlige vil bare være tilgjengelig for de som har utvidede rettigheter  i systemet.

I Sør-Odal kommune brukes følgende tilgangskoder (graderingskoder):

XX - Midlertidig sperret (benyttes inntil vurdering av offentlighet er foretatt).

U    - Unntatt fra offentlighet

P    - Unntatt fra offentlighet (for personalsaker) 

Rutine for gradering

• Dokumentsenteret foreslår tilgangskode (gradering) på inngående dokumenter.
• Leder og saksbehandler skal vurdere brev (både ut- og inngående) i henhold til offentlighetsloven, jf kapittel om offentlig journal (postliste) i arkivrutinen.
• Ved gradering av dokument velges riktig tilgangskode, avskjermingskode og hjemmel. Ellers følges rutiner for utgående brev.
• Når dokumentene er journalført og satt i journalstatus: J, vil de komme på postlisten.
• Dokumentsenteret fordeler etterspørsler fra media til saksbehandler og er eventuelt behjelpelig med å sende media kopier av de aktuelle dokumenter (i samarbeid med saksbehandler)
• Leder kontaktes ved behov.

Rutine for innsyn

• Innsyn i saker håndteres etter retningslinjene om offentlighet og gradering som beskrevet over.
• Forespørsel om innsyn går til dokumentsenteret og videreformidles til saksbehandler, evt etter at den er journalført.
• All videre kommunikasjon skjer mellom sakbehandler og den som ber om innsyn.
• Svaret skal gis uten ugrunnet opphold (2-3 dg). Om kommunen ikke svarer innen 5 dager etter at vi mottok forespørselen, regnes forespørselen som avslått og vedkommende kan sende klage til fylkesmannen (off.l. § 32).