Det er kommunedirektøren som har det øverste ansvaret for arkivet i kommunen. I Sør-Odal delegerer kommunedirektøren følgende ansvar.

Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter. Leder må ta ansvar for at dokumenter arkiveres forsvarlig.

Stedfortredere – skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre.

Saksbehandlere – driver saksbehandling og sørger for at journalverdige dokumenter tas vare på (mottar e-post for eksempel). Saksbehandler er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål.

Arkivtjenesten i dokumentsenteret – oppdaterer rutiner, kvalitetssikrer, kontrollerer, skanner inn og eller fordeler post inn, gir råd og veiledning.
Arkivleder har ansvar for alle arkiver i kommunen (eldre arkivmateriale, papir- og elektroniske arkiv).

Arkivmedarbeidere i enhetene – fordeler post elektronisk, og evt skanner inn og journalfører i tjenestens fagsystem (Egen rutine).

Felles postmottak 
Sør-Odal kommune har ett sentralt postmottak, med felles postadresse, skjemamottak og e-postmottak. Dokumentsenteret åpner posten, grovsorterer og gjør en arkivbegrensning, før den fordeles i WebSak / eller leveres arkivmedarbeidere for journalføring og eventuelt skanning i fagsystemene.
Unntak er barnevern og Nav kommune, som åpner posten selv (se egen rutine).   

Arkivering av fagdokumenter skjer elektronisk i fagsystemet.  
Et velfungerende elektronisk arkiv er en forutsetning for en effektiv digitalisering av kommunale tjenester.