Formål

Arkivplanen skal til en hver tid være oppdatert og tilgjengelig for oppslag (arkivforskriftens §2-2).  

I tillegg til løpende oppdateringer skal kommuens arkivplan gjennomgås og oppdateres minst én gang pr år. Kommunens arkivleder har ansvaret for arbeidet, og rådmannen skal godkjenne endringer.

Retningslinje

Arkivplanen skal tas ut, journalføres og arkiveres i sakarkivet ved hvert årsskifte, jf. arkivforskriften §2-2 .  

I tillegg skal informasjonen i arkivplanen oppdateres fortløpende.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunale enheter som kan ha betydning for arkivet i god tid før de blir satt i verk. Arkivleder skal uttale seg om de følgene det kan få for arkivet.

Rutine

Det er arkivleder som legger inn endringer i arkivplanen.
Ledere og systemansvarlige skal melde fra til arkivleder om hendelser som gir konsekvenser for kommunenes dokumenthåndtering.

Arkivleder oppdaterer arkivplan i sakarkivet ved hvert årsskifte.
Arkivleder oppdaterer i tillegg når:

• det er kommet nye lover og instrukser og endringer i tidligere lover, forskrifter m.m.
• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
• det skjer endringer i organisasjonen
• når det skjer endringer i arkivrutiner eller saksbehandlingsrutiner

Arkivplanen for året som har gått skal arkiveres i det arkivet som  til enhver tid er operativt. Ved skifte av sak-/arkivløsning skal neste utskrift arkiveres her.

Arkivplanen ligger tilgjengelig på intranett.
Leder og saksbehandlere gis nødvendig opplæring ved ansettelse.
Endringer og oppgradering gjøres kjent via arkivleder bla som e-læringskurs.

Historiske arkivplaner skal bevares.