Rutine for postbehandling av dokumenter knyttet til brukere i Visma Familia 

Oppfølgingsrutinene skal sikre korrekt arkivering med tanke på tilgjengelighet og bevaring av arkivene i Sør-Odal.

Arkiv, ledere og saksbehandlere har alle et ansvar for korrekt arkivering.

Sør-Odal har fullelektroniske arkiver for barneverntjenesten (Visma Familia). Oppfølgingsrutinene der er knyttet til fagsystemene.

Denne rutinen gjennomføres daglig

All post går til felles postmottak i kommunen. All post merket med barneverntjenesten leveres direkte til barneverntjenesten «til skanning». Post som kommer til barneverntjenesten og skal til WebSak sendes til dokumentsenteret for journalføring.

Dokumentimport i Visma Familia

- Det er merkantil som gjennomfører dokumentimport i Visma Familia.

- De nødvendige feltene fylles ut.

- Dokumentimport i Visma Familia gjennomføres daglig.

- Skannet post stemples og sorteres ukevis. Skannet dokumentasjon oppbevares og sorteres på uke. Oppbevares i 3 måneder.

Dersom det oppdages at dokument er registrert feil (eks feil sak, feil bruker) skal dokumentet skannes inn på nytt og registreres riktig. Den som oppdager feilen gir beskjed til superbruker som foretar sletting.

Rutine for arkivering og restansekontroll i Visma Familia

- Den enkelte saksbehandler har ansvar for å ferdigstille sine dokumenter i Visma Familia slik at dokumentene blir overført til elektronisk arkiv. Vedtak, undersøkelser, tiltaksplaner/omsorgsplaner og tilbakemelding til melder etter endt undersøkelse ferdigstilles av leder.

- Leder går inn i Visma samhandling arkiv 1 gang pr måned for å se at det elektroniske arkivet fungerer. Kvitterer for utført på dokument for sjekk er utført.

- Samtidig tas det ut liste over «ikke arkiverte» for oppfølging. Det kvitteres på liste, som oppbevares i ett år. Leder kontakter aktuelle saksbehandlere for å ferdigstille dokument.

- Hvis det avdekkes at noe er feilaktig ferdigstilt og arkivert skal superbruker kontaktes for å rette opp i dette. Leder kan utvide angrefristen for å åpne ferdigstilt journalpost.

- Hvis saksbehandlere avdekker problemer med arkivet skal leder orienteres.

Sikkerhetssjekk på arkivdanningen

Dersom det går flere dager uten at det er opprettet nye poster, er det grunn til å mistenke at koblinga mellom arkivkjernen og fagsystemet ikke er oppe. Kontakt i så fall superbruker for systemet, deretter IT-avdelinga.

Konfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat (PDF/A).

Alle ferdigstilte journalposter blir konvertert kontinuerlig til arkivformat. Dette skal skje i løpet av 20 sekunder.

Arkivansvarlig må ved kontrollen sjekke om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til IKT dersom dette ikke er tilfelle.

Restansekontroll

To ganger årlig, i juni og i desember, skal arkivleder ta ut liste over restanser/ikke arkiverte i VismaSamhandlingArkiv. Listene skal vurderes: Ligger det veldig mange poster der, og er de gamle? I så fall sendes listene enhetsleder med kommentar.