Oppfølging av arkivOppfølgingsrutinene skal sikre korrekt arkivering med tanke på tilgjengelighet og bevaring av arkivene i Sør-Odal. Arkiv, ledere og saksbehandlere har alle et ansvar for korrekt arkivering. Sør-Odal har fullelektroniske arkiver for flyktningetjenesten (Visma Flyktning). Oppfølgingsrutinene der er knyttet til fagsystemene.
Rutine for postbehandling av dokumenter knyttet til brukere i Visma flyktning
|
|
Denne rutinen gjennomføres dagligAll post går til felles postmottak i kommunen. Flyktningfaglig post leveres direkte til integreringsenheten «til skanning». Evt post som kommer til Integreringsenheten og skal til WebSak sendes tilbake til dokumentsenteret. Dokumentimport i Visma flyktning - Det er saksbehandlerne som gjennomfører dokumentimport i Visma flyktning. - De nødvendige feltene fylles ut. - Dokumentimport i Visma flyktning gjennomføres daglig og ansatte i flyktningtjenesten har ansvar for forskjellige dager i uken. - Skannet post stemples «skannet» (evt. skrive på «skannet») og settes i perm for scannet dokumentasjon flyktning. Skannet dokumentasjon oppbevares i perm og sorteres på måned. Oppbevares i 6 måneder. Dersom det oppdages at dokument er registrert feil (eks feil sak, feil bruker) skal dokumentet skannes inn på nytt og registreres riktig. Den som oppdager feilen gir beskjed til superbruker som foretar sletting. Hvis skanneren slutter å fungere – prøv å ta ut kontakten og starte skanneren på nytt. Hvis dette ikke går - ta umiddelbart kontakt med IKT for bistand. Hvis saken ikke kan løses i løpet av 1 dag skal systemansvarlig/leder orienteres. Hvis skanneren ikke fungerer og vi får en akuttsak avklares dette med fagansvarlig/leder. Det må sikres at dokumenter blir arkivert i etterkant!
|
Rutine for arkivering i Visma Flyktning - Den enkelte saksbehandler har ansvar for å ferdigstille sine dokumenter i Visma flyktning slik at dokumentene blir overført til elektronisk arkiv. - Systemansvarlig går inn i Visma samhandling arkiv 1 gang pr måned (i forbindelse med rapportering) for å se at det elektroniske arkivet fungerer. Kvitter for utført på excel dokument for rapportering (målekort). - Samtidig tas det ut liste over «ikke arkiverte» for oppfølging. Det kvitteres på liste, som oppbevares i ett år. Systemansvarlig kontakter aktuelle saksbehandlere for å ferdigstille dokument. - Hvis det avdekkes at noe er feilaktig ferdigstilt og arkivert skal én av superbrukerne kontaktes for å rette opp i dette. Systemansvarlig kan for eksempel utvide angrefristen for å åpne ferdigstilt journalpost. - Hvis saksbehandlere avdekker problemer med arkivet skal systemansvarlig orienteres. Sikkerhetssjekk på arkivdanningen Minst en gang i uka skal arkivleder sjekke VismaSamhandlingArkiv og påse at nye dokumenter blir arkivert. Dersom det går flere dager uten at det er opprettet nye poster, er det grunn til å mistenke at koblinga mellom arkivkjernen og fagsystemet ikke er oppe. Kontakt i så fall superbruker for systemet, deretter IT-avdelinga. Konfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat (PDF/A). Alle ferdigstilte journalposter blir konvertert kontinuerlig til arkivformat. Dette skal skje i løpet av 20 sekunder. Arkivansvarlig må ved kontrollen sjekke om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til IKT dersom dette ikke er tilfelle. Restansekontroll To ganger årlig, i juni og i desember, skal arkivleder ta ut liste over restanser/ikke arkiverte i VismaSamhandlingArkiv. Listene skal vurderes: Ligger det veldig mange poster der, og er de gamle? I så fall sendes listene enhetsleder med kommentar. Skriveregler - sikre en enhetlig registrering i systemet. Dette er nødvendig for at dokumenter fremkommer ensartet og for at søking etter saker og dokumenter skal være enklest mulig for alle brukere. |
